【その時間、ムダじゃない？】効率的な会議の進め方とは？非効率になっている4つの原因や、流れをスムーズにするための11のコツについて徹底解説！

そんなモヤモヤを感じたことはありませんか？  

毎回それっぽいことを話すだけの定例ミーティング。  気づけば予定していた時間を大幅にオーバー。  発言する人は偏って、結論が出ないまま次回へ持ち越し…。  

でも、これは決してあなたのせいではありません。  会議そのものの設計に問題があるのです。  

本来、会議は「決定」の場であり、仕事をスムーズに進めるための手段のはず。  にもかかわらず、目的が曖昧だったり、発言が一部の人に偏ったりして、ただの「時間の消費」になってしまった悲しい会議の多いこと。

特にオンライン会議が増えた今、非効率なミーティングを感じることも増えていると思います。

この記事では、会議が非効率になってしまう理由と、短時間で生産的な会議を実現する方法を解説します。さらに、無料で使える日程調整ツールや議事録作成ツールもご紹介！

と思ったあなたへ。  次の会議を変えるためのヒントになれば嬉しく思います。

そもそも良い会議（ミーティング）とは？

結論から言うと、良い会議とは、明確な目的を持ち、短時間で結論が出る会議のことです。

「何のために集まるのか」「何を決めるのか」がはっきりしていて、参加者全員が建設的な議論をできる状態が理想です。

良い会議のポイント

逆に、「何を話すのかわからない」「長時間ダラダラと続く」「結局何も決まらない」といった会議は、非効率で時間の無駄になってしまいます。

なぜ会議が非効率になってしまうのか？よくある4つの課題

多くの会社や組織では、会議が長引いたり、結論が出なかったりすることがよくあります。これには、いくつかの共通した原因があります。

1. 目的が不明確なまま始まってしまう

「とりあえず集まろう」「話し合えば何か良いアイデアが出るだろう」という考えで会議を開くと、ほぼ確実に失敗します。

目的が明確でない会議では、以下のような問題が発生します。

解決策

会議を開く前に、「この会議で何を決めるのか」をはっきりさせましょう。事前にアジェンダを作成し、参加者に共有することで、無駄な議論を防ぐことができます。

2. 発言が偏り、議論が深まらない

会議では、話しやすい人だけが発言し、その他のメンバーはほぼ聞くだけというケースがよくあります。

発言が偏ると、以下のような問題が発生します。

解決策

ファシリテーター（進行役）が、「○○さんの意見も聞かせてください」と声をかけたり、「一人一言ルール」を設けることで、全員が発言しやすい環境を作りましょう。

3. 時間が長すぎて集中力が続かない

長時間の会議は、集中力が切れてしまい、効率が悪くなります。人の集中力は長くても60分程度と言われており、それを超えると意見が出にくくなったり、議論がだらけてしまったりします。

解決策

会議は原則30〜45分以内に設定し、無駄な話を削減しましょう。また、「タイマーをセットして時間を意識する」「重要な議題は最初に話す」などの工夫をすることで、会議の効率が上がります。

4. 決定事項が曖昧なまま終わってしまう

会議の最後に、「結局何を決めたのか」がはっきりしていないことはありませんか？「とりあえず持ち帰って検討しましょう」で終わったり、誰が何をするのか決まらず、後で「結局どうなった？」と確認が必要になることは、会議を開いた意味がなくなる最悪のパターンです。

解決策

会議の最後に、決定事項・担当者・期限を明確にしましょう。

会議を効率化するための11のコツ

ミーティングでの無駄を減らすことで、業務時間をしっかり確保し、生産性を高めることができます。ここでは、事前準備（会議前）、スムーズな進行（会議中）、決定事項の実行（会議後）の3つに分けて、効率化のポイントを解説します。

会議前（準備段階でやること）

事前準備をしっかり行うことで、会議の進行がスムーズになり、無駄な時間を省くことができます。

1. 事前にアジェンダを作成し共有する

会議の議題や進行スケジュールをまとめたアジェンダを作成し、事前に参加者と共有しましょう。

アジェンダには以下を記載します。

アジェンダを共有すると、参加者が事前に準備をしやすくなり、スムーズに議論が進みます。

2. 参加メンバーを厳選する

参加者が多すぎると、意見をまとめるのに時間がかかるだけでなく、発言の機会が偏る可能性もあります。会議には、本当に必要なメンバーだけを呼ぶようにしましょう。

例えば、「この会議で意思決定をする人」「実際に業務を進める人」など、会議の目的に応じて参加者を決めることが大切です。必要のない人を呼ぶと、その人の時間も奪ってしまうことになります。参加者が少なければ、意思決定が速くなり、会議の効率が向上します。

3. 会議の環境を整える

会議室を予約し、必要な資料や機材を準備しておきましょう。

オンライン会議の場合は、通信環境や接続方法を事前に確認し、トラブルを防ぎます。

 事前に確認すべきこと

会議が始まってから機材トラブルで時間を無駄にしないよう、事前準備をしっかり行いましょう。

会議中（スムーズに進行するためのポイント）

会議が無駄に長引かないよう、さまざまなルールを予め決めておくことがおすすめです。

4. ファシリテーター（司会）を決める

会議では、進行役（ファシリテーター）を必ず決めましょう。ファシリテーターの役割は以下の通りです。

進行役がいないと、話がまとまらず、会議が無駄に長引く原因になります。

5. 会議の目的とゴールを明確に伝える

会議を開く前に、「この会議で何を決めるのか」を明確にしましょう。目的がはっきりしていないと、話が脱線したり、結論が出ないまま終わることになりがちです。

例えば、「新商品の価格を決定する会議」「プロジェクトの進捗確認を行う会議」など、会議の種類を決めることで、参加者も意識を統一できます。ゴールを明確にすることで、会議の内容が充実し、無駄な時間を減らすことができます。

6. 会議の終了時間を決め、時間を意識する

会議の開始時間だけでなく、終了時間もしっかり決めましょう。時間を決めないと、議論が長引いてしまい、他の業務に支障をきたすことがあります。

あらかじめ「この会議は30分で終わらせる」と明確に決めておくと、参加者も時間を意識して発言するようになります。ファシリテーターは、時間を見ながら進行し、必要なら「この議題は5分以内に結論を出しましょう」と促すことが重要です。

7. 発言のルールを決める

会議中の発言が偏ると、意見がまとまりにくくなります。発言のルールを決めることで、議論が円滑になります。

例えば、

これらのルールを決めることで、全員が意見を出しやすくなります。

会議後（決定事項を実行するためにやること）

会議が終わった後、フォローアップをしないと決まったことが実行されない可能性があります。会議を有意義なものにするために、以下のことに気をつけましょう。

8. 議事録を作成し、決定事項を明確にする

会議の内容を記録し、参加者全員が確認できるようにすることが大切です。議事録には、「決まったこと」「担当者」「締切日」などを明確に書き、会議終了後すぐに共有しましょう。

議事録を作成することで、「この話、どうなった？」という無駄な確認が減り、会議の内容が実行に移しやすくなります。

9. 必要な人に情報共有をする

会議に参加しなかった人にも、決定事項を共有することが大切です。情報共有が不十分だと、業務に支障が出ることがあります。

会議で決まったことをメールやチャットで簡潔にまとめたり、重要な決定はドキュメント化して社内に保存するなどで「会議の内容を知らなかった」という状況を防ぎましょう。

10. 会議の頻度を見直す

定例会議を行っている場合、毎回の開催が本当に必要かを見直しましょう。特に議題がないのに、決まりだからといって会議を開くのは時間の無駄です。

議題がないときは会議を中止し、必要なときだけ開催することで、より効果的な会議運営ができます。

11. 会議の振り返りを行う

最後に、「この会議は有意義だったか？」を振り返ることも大切です。

無駄な時間はなかったか、本当に必要なメンバーだけだったのか、結論がしっかり出たかなど

改善点を洗い出し、次回の会議に活かしましょう。

オンライン会議を効率よく行う4つのコツ！

オンライン会議は対面と違い、通信環境やツールの使い方によって効率が大きく変わります。スムーズに進めるためのポイントを紹介します。

1. さまざまなツールを活用し、スムーズに進行できるように工夫する

オンライン会議では、Zoom・Google Meet・Microsoft Teams などのツールを使うことがおすすめです。また、機能を理解しておくと、会議がスムーズに進みます。

便利な機能例

2. カメラオン・リアクションのルールを決める

オンライン会議では、相手の表情が見えにくいとコミュニケーションが取りづらくなります。参加者が発言しやすい雰囲気を作るため、次のルールを決めましょう。

おすすめのルール

このようなルールを決めておくと、会話がスムーズになり、参加者の集中力も維持しやすくなります。

3. 音声トラブルを防ぐための事前チェックリスト

オンライン会議では、音声トラブルが発生すると大きな時間のロスになります。事前に以下の点を確認し、スムーズに会議を進めましょう。

4. オンラインホワイトボード・チャット機能を活用して意見を可視化する

オンライン会議では、意見が流れてしまいやすいので、可視化する工夫が大切です。

活用すると便利なツール

発言した内容を記録しながら進めると、後で振り返りやすく、議論もスムーズになります。

効率的な会議を実現するための便利ツール3選！

会議をスムーズに進めるためには、適切なツールを活用することが重要です。ここでは、議事録・タスク管理と会議予約・スケジュール管理に役立つ3つのツールを紹介します。

1. Notion（ノーション）｜議事録・情報共有が簡単にできる

引用元：https://www.notion.com/ja

Notionは、リアルタイムで共同編集ができるため、複数人で議事録を作成するのに適したツールです。テキストだけでなく、画像や表、タスク管理機能も備えており、会議の内容を一つのページに整理できます。また、会議ごとに専用のページを作成できるため、過去の議事録をすぐに振り返ることができるのも大きな魅力です。

おすすめの使い方

2. Trello（トレロ）｜タスク管理と進捗確認ができる

引用元：https://trello.com/ja

Trelloは、付箋のようにタスクを管理できる視覚的なツールで、会議後のアクションを整理するのに役立ちます。ドラッグ＆ドロップで簡単にタスクを移動でき、進捗状況を「未着手」「進行中」「完了」といったステータスに分けて管理できます。さらに、期限や担当者を設定できるため、会議で決まった内容をスムーズに実行に移せるのが特徴です。

おすすめの使い方

3. Google カレンダー｜会議予約とスケジュール管理の定番

引用元： calendar.google.com

Google カレンダーは、社内外のスケジュールを一括管理できる便利なツールです。会議の予定を入れると、招待者全員に通知が届き、さらにZoomリンクを自動で追加する機能も備わっています。また、リマインダー機能を活用すれば、会議前に通知が届くため、参加者が忘れずに出席できるのも大きなメリットです。

おすすめの使い方

まとめ

この記事では、なぜ会議が非効率になってしまうのか、そしてどうすれば短時間で生産的な会議ができるのかについて解説しました。

会議を効率よく進めるには、事前準備・進行・会議後のフォローがとても大切です。目的が不明確な会議は時間の無駄になりがちなので、事前にアジェンダを共有し、参加メンバーを厳選することで、議論の質を上げられます。

また、ファシリテーターを決めて進行をスムーズにし、発言のルールを決めることで、参加者全員が意見を出しやすい環境を作ることができます。

さらに、オンライン会議を効率化するためには、ツールの活用も欠かせません。ZoomやGoogle Meetの機能を最大限に活用し、議事録やタスク管理にはNotionやTrelloを導入することで、会議の成果をしっかり業務につなげられます。

そんなお悩みがあれば、会議の進め方やツールの導入を見直してみるのがおすすめです。

弊社では、社内SE業務やバックオフィス業務のアウトソーシング（月額4万円〜） を提供しており、さまざまな業務効率化ツールの導入支援も行っています。会議の効率化に悩んでいる方は、ぜひお気軽にご相談ください！