近年、多くの企業で業務のデジタル化やリモートワークが進んでいます。しかし、それに伴い、こんな悩みを感じていませんか？
社内の情報がバラバラで、必要な資料を探すのに時間がかかる…
リモートワークになってから、チームの連携がスムーズにいかない…
情報があちこちに分散し、どこに何があるのかわからない。このような問題の原因の多くは、社内の情報共有の仕組みが整っていないことにあります。
そこで、今「社内ポータル」が注目されています。
社内の情報を一か所に集約し、必要なツールやデータにスムーズにアクセスできる環境を整えることで、業務の効率が大幅に向上します。
この記事では、社内ポータルの基本から導入すべき企業の特徴、どのように構築するかまでわかりやすく解説します。
ぜひ、最後まで読んで一緒に社内ポータルを構築してみましょう。
社内ポータルは、ただ導入するだけじゃなくて
社員が自然に使いたくなるように設計を工夫することが大切です！
社内ポータルサイトとは？
社内ポータルは、 会社の中の情報や業務アプリを一か所にまとめた社内専用のWebサイト のことです。
簡単に言うと、 「社内専用の「案内板」」 のようなもの。
例えば…
- 業務マニュアルや社内規則を確認できる
- 社内報やお知らせをまとめてチェックできる
- スケジュール管理や勤怠管理もここからアクセスできる
- チャット機能や掲示板 を活用し、コミュニケーションの場としても使える
このように、社内の情報やツールにアクセスするための 「入り口（ポータル）」 となるWebサイトです。
一般的なポータルサイトとは何が違うの？
「ポータルサイト」といえば「Google」や「Yahoo! JAPAN」を思い浮かべるかもしれませんが、誰でも利用可能なこれらのポータルサイトとは違って、社内ポータルはあくまで社員専用で、業務マニュアルや社内向け申請ツールなど仕事に必要な情報を一括管理することが目的です。
なぜ社内ポータルが必要なのか？
近年、多くの企業が社内ポータルを導入しています。その背景には、① 情報量の増加と② テレワークの普及という大きな変化があります。
ドキュメントやSaaSツールが増え、管理が煩雑になった
営業の顧客情報、受発注履歴、問合せ対応、契約書類、財務データなど、企業は膨大な情報を扱っています。これらがバラバラに保存されていると、情報を探すだけで時間がかかり、業務の効率が下がります。
リモートワークでインターネット上に整理する必要が出てきた
オフィス以外の場所で働く社員が増え、「社内の情報にいつでもアクセスできる仕組み」が必要になっています。
そこで、社内ポータルが解決策となります。
- 必要な情報を 一か所に集約 し、すぐに探せる
- どこからでも 安全にアクセスでき、リモートワークがスムーズに
- チーム間の 情報共有やコミュニケーションが活発になり、業務効率アップ
単なる情報管理ツールではなく、業務の生産性を高め、会社全体のパフォーマンスを向上させるのが社内ポータルの大きなメリットです！
社内ポータルサイトの主な機能とは？
社内ポータルには、仕事を効率よくするための機能がいろいろあります。
1. 顧客・案件管理機能
社内にバラバラに存在している顧客情報や案件情報をまとめて管理できます。
一箇所で管理できることによって、同じ顧客への二重対応や対応漏れを防ぎ、営業活動の効率がアップします！
2. スケジュール管理機能
タスクの締め切りや会議の予定をカレンダーで管理できます。
登録した予定はチーム全員と共有できるので、スケジュールの調整が簡単になり、やるべきことの見落としを防げます。
3. プロジェクト管理機能
プロジェクトの目標や進捗状況をチーム全体で共有できます。
「誰が何をやっているのかわからない…」といった問題を解決し、プロジェクトの進行がスムーズになります！
4. 各種申請機能
交通費の精算や休暇申請など、社内で必要な申請をオンラインで完結できます。
紙の書類やメールでのやり取りが不要になり、スムーズな承認とペーパーレス化が実現できます。
5. レポート機能
外出先からスマホでリアルタイムに報告を共有できます。
さらに、データを入力すると自動でグラフ化・分析もできるので、日報や報告書を効率よく作成できます。
6. チャット機能
メールよりも気軽にやり取りできるチャット機能もあります。
リアルタイムでスピーディーに情報を交換できるので、無駄な会議を減らし、社内のコミュニケーションが活発になります。
7. 掲示板機能
重要な情報やお知らせを、全社員にすぐに共有できます。
また、質問やノウハウを部署を超えて共有できるので、社内の知識を広げるのにも役立ちます。
8. 勤怠管理機能
出勤・退勤の記録や残業・休暇の管理をオンラインで一括管理できます。
手作業での集計が不要になり、月末の集計作業がラクになります。
有給の残り日数や残業時間も自動計算できるので、手間がぐっと減ります。
こんな企業には社内ポータルの導入がおすすめ！
社内ポータルは、すべての企業にとって便利なツールですが、特に導入することで大きなメリットを得られる企業には共通する特徴があります。
ここでは、「社内ポータルを導入すべき企業の特徴」についてわかりやすく解説します！
1. 社員数が多く、情報共有が大変な企業
社員の数が増えると、社内の情報をスムーズに共有することが難しくなります。
例えば、会社のルールや業務マニュアル、経費精算の手順など、社員が知っておくべき情報がバラバラの場所にあると、 「どこにあるかわからない」 という問題が発生します。
また、新入社員や異動したばかりの社員にとって、情報を探すのに時間がかかるのは大きな負担になります。
社内ポータルを導入すれば…
- 必要な情報を一か所にまとめて管理できる
- 社員がいつでも簡単に情報にアクセスできる
- 情報の伝達ミスや余計な問い合わせが減り、業務がスムーズに！
2.部署や拠点が多く、チーム間の連携が必要な企業
全国に複数の拠点を持つ企業や、部署ごとに異なる業務を行っている企業では、社内の情報共有が滞りやすくなります。
例えば、東京本社と大阪支社の間で重要な情報を共有する際、メールやチャットだけでは見落としが発生する可能性があります。
社内ポータルを導入すれば…
- 部署や拠点ごとに専用ページを作成し、それぞれの情報をスムーズに共有できる
- 全社員が同じ情報にアクセスできるため、情報の格差がなくなる
- テレワークや出張中でも、どこからでも情報を確認できる
拠点や支社が多い企業では、情報の統一化と業務の効率化を実現するために、社内ポータルが欠かせません！
3.社員のコミュニケーションを活性化したい企業
社内のコミュニケーションが少ないと、チームの連携が取りづらくなり、業務がスムーズに進まないことがあります。
特に、部署間のやり取りが少ないと、「他の部署が何をしているのかよく分からない」 という状態になりがちです。
社内ポータルを導入すれば…
- 社内SNSやチャット機能を活用し、気軽に意見交換ができる
- 掲示板機能を使って、全社員に向けて情報を発信できる
- 勉強会や社内イベントの告知をポータル上で行い、交流の場を増やせる
特に、社員数が多く 「顔と名前が一致しない」 ことが多い企業では、社内ポータルを通じてコミュニケーションを活性化することで、チームワークの向上が期待できます！
4.業務で使用するツールが多く、管理が煩雑な企業
企業によっては、スケジュール管理・ファイル共有・チャット・プロジェクト管理ツール など、業務で使うツールがバラバラになっていることがあります。
ツールが多すぎると、「どのツールを使えばいいのかわからない」 という状態になり、業務の効率が下がることも…。
社内ポータルを導入すれば…
- 必要なツールを 1つのポータルサイトにまとめられる
- 各ツールへのリンクを配置し、社内ポータルをハブとして活用できる
- ツールの使い分けに悩むことなく、スムーズに業務を進められる
たくさんのツールを使っている企業ほど、社内ポータルで一元管理することで、業務の手間を減らせます！
5.ペーパーレス化やリモートワークを推進したい企業
近年、多くの企業でペーパーレス化やリモートワークの導入が進んでいます。
しかし、紙の書類やオフィスでの対面業務が多い企業では、オンライン化がなかなか進まないこともあります。
社内ポータルを導入すれば…
- 申請書類や報告書をデジタル化し、紙の使用を減らせる
- リモートワークでも情報にアクセスでき、出社しなくても業務を進められる
- オンラインで回覧・稟議・申請などを完結でき、スピード感のある業務が可能に！
特に、働き方改革を推進している企業や、DX（デジタルトランスフォーメーション）を進めたい企業には、社内ポータルが必須です！
賢い社内ポータルサービスの選び方
社内ポータルを導入すると、情報の一元管理や業務の効率化を図ることができます。しかし、 使い勝手が悪いと、社員に活用されず、導入のメリットを十分に享受できないことも…。
そこで、社内ポータルサービスを選ぶ際にチェックすべき7つのポイントを解説します。自社に合ったツールを選び、効果的に運用しましょう！
1. 直感的に操作できるか（使いやすさ）
機能が多すぎると「どこに何があるのかわからない」「マニュアルを見ないと操作できない」という状態になりがちです。
選定ポイント
- 直感的に操作できる シンプルなUI・UX（ユーザーインターフェース） か？
- よく使う機能が 分かりやすい位置に配置されているか？
- チュートリアルやヘルプ機能 が用意されているか？
おすすめの選び方：デモ版や無料トライアルを活用し、実際の操作性をチェックする
2. 情報が見やすく、整理しやすいか（デザイン・構成）
導入後も社員が使い続けるためには、見やすいレイアウトで情報が整理されていることが大切です。
選定ポイント
- 視認性の高いデザイン か？（不要な装飾がない、シンプルで整理された画面）
- 必要な情報をすぐ見つけられるよう カテゴリ分けやタグ付け ができるか？
- モバイル端末でも 見やすいデザインになっているか？
おすすめの選び方：社員にとって「使いやすい」レイアウトかを事前に確認
3. 検索機能が充実しているか（情報アクセスのしやすさ）
情報が多くなるほど、検索機能の充実度が重要になります。
選定ポイント
- キーワード検索で 目的の情報にすぐたどり着けるか？
- フィルターやタグ付け機能 で絞り込み検索ができるか？
- 社内のナレッジを活かせるよう FAQやQ&A機能が充実しているか？
おすすめの選び方：実際に検索を試し、情報をすぐに見つけられるか確認する
4. コミュニケーション機能があるか（社内交流の活性化）
社内ポータルは 「社員同士がつながる場」 としても機能すると、より活用されやすくなります。
選定ポイント
- チャット・掲示板・コメント機能があり、 情報交換がしやすいか？
- 「いいね」や「リアクション」機能があり、 社員同士が気軽に関われるか？
- イベント告知やアンケート機能があり、 双方向のやり取りができるか？
おすすめの選び方：社内のコラボレーションを促す機能があるかチェックする
5. 社員が日常的に使う仕組みがあるか（活用度の高さ）
導入しても使われなければ意味がありません。社員が日常的にアクセスする仕組みがあるかを確認しましょう。
選定ポイント
- 勤怠管理・スケジュール・経費精算など、 業務に直結する機能 があるか？
- 会社の最新情報（お知らせ・社内報）が ポータル上で定期的に更新されるか？
- 「ポータルを見ると仕事がラクになる」環境を作れるか？
おすすめの選び方：業務に不可欠なツールをポータルに集約できるか確認する
6. 投稿ルールやテンプレートが整備されているか（情報共有のしやすさ）
社内ポータルを活性化させるためには、 社員が気軽に情報発信できる環境を整えることが大切です。
選定ポイント
- 投稿フォーマットやテンプレート が用意されているか？
- どんな情報を発信すればよいか、 運用ルールが明確になっているか？
- 社内報や業務報告など、 定期的に投稿されるコンテンツがあるか？
おすすめの選び方：導入前に運用ルールを決め、定期的に発信する仕組みを整える
7. 運用・管理がしやすいか（継続的に使える仕組み）
ポータルは 継続的に運用できること が重要です。管理が難しいと、更新が滞り、使われなくなってしまいます。
選定ポイント
- 管理者が 簡単に情報を追加・編集できるか？
- アクセス分析機能があり、 社員の利用状況を把握できるか？
- 定期的なメンテナンスや、 最新情報を保つための仕組み があるか？
おすすめの選び方：管理負担が少なく、長期的に運用しやすいツールを選ぶ
社内ポータル構築ツール4選！
1. Microsoft 365を使っている会社におすすめ！SharePoint（シェアポイント）
SharePointは、Microsoftが提供しているサービスで、ExcelやWordなどと連携しやすく、チームでの作業をスムーズにします。企業向けに設計されており、大規模な情報管理や共同作業に適しています。
主な特徴
- Microsoft 365のファイルを簡単に共有できる。
- クラウド上で管理できるので、リモートワークにも対応。
- チームの作業を整理しやすく、大人数でも管理がしやすい。
- 社内掲示板やワークフロー管理機能が備わっている。
- 権限管理が細かく設定でき、情報のアクセス制限が可能。
注意点
- デザインのカスタマイズがあまりできない。
- 使う人数が増えると、料金が高くなる可能性がある。
- 初めて使う場合、設定や操作に慣れるまで時間がかかる。
こんな会社に向いている！
- すでにMicrosoft 365を使っている会社。
- WordやExcelと連携しながら仕事を進めたい会社。
- 大規模な情報共有を効率的に行いたい企業。
2.手軽にポータルサイトを作りたい会社向け！ Googleサイト
Googleサイトは、Googleが提供する無料のWebサイト作成ツールで、GoogleカレンダーやGoogleドライブと一緒に使いやすいのが特徴です。初心者でも簡単にサイトを作成できるため、導入しやすいツールの一つです。
主な特徴
- GoogleカレンダーやGoogleマップと簡単に連携できる。
- Googleドキュメントやスプレッドシートを編集しやすい。
- 短時間でポータルサイトを作れる。
- 直感的な操作で、ITの知識がなくても使いやすい。
- 無料で利用できるため、コストを抑えられる。
注意点
- ページを作れる数に制限がある。
- デザインの自由度が低い。
- 高度な機能を追加するのは難しい。
こんな会社に向いている！
- Googleのサービスを使っている会社。
- シンプルなポータルサイトを早く作りたい会社。
- 小規模なチームや個人での利用に向いている。
3. デザインや機能を自由に決めたい会社向け！WordPress（ワードプレス）
WordPressは、多くの企業が使っているWebサイト作成ツールで、自由にカスタマイズできるのが特徴です。企業サイトやブログの作成にもよく使われています。
主な特徴
- 無料で利用できる（サーバー費用は別途必要）。
- 好きなデザインや機能を追加できる。
- 更新作業が簡単で、長期的な運用に向いている。
- プラグインを使えば、ほぼすべての機能を追加できる。
- モバイル対応のサイトも簡単に作れる。
注意点
- HTMLやCSSの知識がないと、細かいデザイン調整が難しい。
- セキュリティ対策をしっかりする必要がある。
- カスタマイズ性が高い分、設定や運用に時間がかかる。
こんな会社に向いている！
- 自由にデザインや機能を追加したい会社。
- 低コストでしっかりしたポータルサイトを作りたい会社。
- ブログ機能などを活用したい企業。
4. 特別な機能を追加したい会社向け！SITEMANAGE
引用元：https://www.sitemanage.jp/
SITEMANAGEは、パッケージ型のCMS（コンテンツ管理システム）で、企業ごとにカスタマイズできるのが強みです。より柔軟なポータルサイトを作りたい企業に向いています。
主な特徴
- 必要な機能がない場合も、追加で開発が可能。
- 企業の要望に合わせて自由にカスタマイズできる。
- 初めて使う人でも、簡単に管理できる。
- 大企業でも使いやすいように拡張性が高い。
- サポート体制が充実している。
こんな会社に向いている！
- 既存のツールでは実現できない機能が必要な会社。
- 長く使える、しっかりしたポータルサイトを作りたい会社。
- 自社独自の仕様に合わせてシステムを構築したい企業
まとめ
社内ポータルとは、社内の情報や業務アプリを一元管理できる「社内専用のWebサイト」 です。
一般的なポータルサイト（GoogleやYahoo! JAPAN）とは異なり、社員だけがアクセスできる 仕組みになっています。
社内ポータルの主な機能
- 顧客・案件管理
- スケジュール管理
- プロジェクト管理
- 各種申請
- レポート作成
- チャット・掲示板
- 勤怠管理
導入におすすめの企業
- 社員数が多い企業 → 業務ツールを統一し、情報を一元管理したい
- 拠点・部署が多い企業 → どこからでもスムーズに情報共有を行いたい
- DX・リモートワークを推進する企業 → 業務のデジタル化・ペーパーレス化を進めたい
導入時の注意点
- 使いづらいと定着しない → 直感的に操作できるシンプルな設計が重要
- 活用されないと無駄になる → 社員が自然に使いたくなる仕組みを整える
弊社は月額4万円〜で社内ポータル構築や資料作成などのデザイン業務やツール導入をサポートするアウトソーシングサービスを提供しています。詳しくはこちらをご覧ください。
社内ポータルは、業務の効率化だけでなく、チームの連携強化や働き方改革の推進にも役立つツール です。
ぜひ、自社に最適な社内ポータルを導入し、業務の生産性を高めましょう！
